Politique de confidentialité

1. La version courte

• Nous utilisons les informations de votre carte uniquement pour la fabriquer, la poster et suivre votre commande.
• Nous ne contactons jamais la personne à qui vous écrivez et ne l’ajoutons jamais à une liste.
• Nous ne vendons jamais vos données et n’envoyons jamais d’e-mails publicitaires.
• Nous n’utilisons jamais votre message, votre phrase de couverture ou votre écriture pour entraîner des modèles d’IA.
• Lorsque vous payez, nous créons pour vous un compte afin que vous puissiez consulter vos commandes. Vous vous connectez avec un code que nous vous envoyons par e-mail. Il n’y a pas de mot de passe, et vous pouvez supprimer le compte à tout moment. Si vous le souhaitez, il conserve aussi un carnet d’adresses des personnes à qui vous envoyez des cartes.
• Nous supprimons votre message et votre signature une fois votre carte postée, puis le nom et l’adresse postale du destinataire peu après.

2. Informations que nous collectons

Lorsque vous créez et commandez une carte :

• la phrase avec laquelle vous décrivez votre couverture, les couvertures créées à partir de celle-ci, et celle que vous choisissez,
• votre message et votre formule de fin, et votre signature si vous signez à la main,
• le nom et l’adresse postale du destinataire, et la date à laquelle la carte doit arriver,
• vos nom, adresse postale et adresse e-mail, et
• si vous choisissez que le stylo écrive de votre main, une photo de votre échantillon d’écriture,
• si vous partez d’une photo pour votre couverture, cette photo, et
• tout ce que vous ajoutez à votre couverture dans l’éditeur : mots, autocollants et photos.

Automatiquement, lorsque vous visitez le site :

• votre adresse IP, les informations sur votre navigateur et votre appareil, et les pages que vous demandez, dans nos journaux de serveur et de sécurité,
• la façon dont vous utilisez le site, via Google Analytics sur snailgram.com.au, et
• votre provenance, par exemple un site référent ou les balises de campagne d’un lien ou d’une publicité.

Lorsque vous payez une carte : nous créons un compte associé à votre adresse e-mail, afin que vous puissiez consulter vos commandes sur snailgram.com.au/account. Il ne contient que votre adresse e-mail. Pour vous connecter, vous la saisissez et nous vous envoyons par e-mail un code à usage unique.

Si vous utilisez le carnet d’adresses ou le code de parrainage de votre compte : les noms et adresses que vous enregistrez, votre code de parrainage, et le nombre de crédits qu’il a rapportés et que vous avez utilisés. Si le code d’un ami fait baisser le prix de votre première carte, nous conservons le code avec votre commande afin que votre ami puisse être crédité une fois votre carte postée. Nous ne lui disons pas qui vous êtes.

Lorsque vous nous contactez : votre adresse e-mail et ce que vous nous écrivez.

Lorsque vous utilisez le chat d’aide : les questions que vous posez. Il y est répondu au fur et à mesure et elles ne sont pas conservées (voir section 9) ; merci donc de ne pas y saisir d’adresses ni de données de paiement.

Les paiements sont traités par Square. Square collecte directement les informations de votre carte ou de votre portefeuille numérique. Nous ne voyons ni ne stockons jamais votre numéro de carte complet. Nous recevons une référence de paiement, le montant, ainsi que le type de carte et ses quatre derniers chiffres.

Sans le nom et l’adresse du destinataire et votre adresse e-mail, nous ne pouvons ni fabriquer ni poster votre carte.

3. Informations que nous ne collectons pas

• Vous ne vous inscrivez pas et ne créez pas de mot de passe pour commander. Le compte que nous créons lorsque vous payez n’a besoin que de votre adresse e-mail.
• Nous ne demandons ni pièce d’identité officielle ni votre date de naissance.
• Nous n’utilisons pas de pixels de suivi des réseaux sociaux.
• Nous ne collectons ni l’adresse e-mail ni le numéro de téléphone du destinataire.

4. Comment nous utilisons vos informations

• pour créer vos couvertures, écrire votre message et poster votre carte à temps pour la date choisie,
• pour encaisser le paiement, émettre des reçus et gérer les remboursements et les rétrofacturations,
• pour vous écrire au sujet de votre commande, par exemple la confirmation, l’envoi et tout problème qui s’y rapporte,
• pour vous montrer vos commandes, leur statut et leurs numéros de suivi lorsque vous vous connectez,
• pour répondre à vos questions et traiter les réclamations,
• pour prévenir la fraude et les abus, y compris faire respecter ce qui ne peut pas être envoyé selon nos conditions, et pour assurer la sécurité du site,
• pour comprendre comment le site est utilisé et mesurer notre publicité, afin de pouvoir l’améliorer, et
• pour respecter nos obligations légales, comme la tenue des registres fiscaux.

Nous n’utilisons pas votre message, votre phrase de couverture ou votre écriture à des fins de marketing ou de profilage. Nous ne montrerons pas votre carte ni ne citerons vos mots dans notre marketing sans votre autorisation.

5. La personne à qui vous écrivez

Lorsque vous nous donnez le nom et l’adresse de quelqu’un, vous confirmez que vous avez le droit de nous les communiquer afin que nous lui postions une carte. Nous les utilisons uniquement pour poster la carte et traiter tout problème de livraison. Nous ne la contactons jamais, et la carte vient de vous, pas de nous.

Si vous enregistrez quelqu’un dans votre carnet d’adresses, nous y conservons son nom et son adresse, séparément de vos commandes, jusqu’à ce que vous le retiriez ou que vous supprimiez votre compte. Nous les utilisons uniquement pour remplir son adresse lorsque vous lui envoyez une carte.

Votre message peut contenir des informations personnelles ou sensibles. Notre équipe ne le traite que pour fabriquer et poster votre carte.

6. Votre message, votre couverture et votre écriture

• Tout est chiffré pendant le transfert (TLS) et au repos, et stocké chez Amazon Web Services à Sydney, en Australie.
• Notre équipe ne voit votre carte que pour l’écrire, la vérifier, l’emballer et la poster. Sinon, nous n’y accédons que lorsque la loi l’exige ou pour résoudre un problème que vous avez signalé.
• Vos couvertures sont créées par des services de génération d’images à partir de votre seule phrase, ou de votre photo si vous demandez qu’elle soit peinte. Nous n’envoyons ni votre nom, ni votre message, ni vos adresses pour les créer, et ces services ne savent pas qui vous êtes.
• Une photo que vous gardez telle quelle reste chez nous en Australie. Elle n’est envoyée à un service de génération d’images que si vous l’ajoutez aux questions de Créer pour faire peindre une couverture autour d’elle, et l’atelier vous le demande d’abord.
• Les photos que vous téléversez sont vérifiées automatiquement pour détecter tout contenu qui ne peut pas être imprimé (voir section 13).
• Les mots, autocollants et photos que vous ajoutez dans l’éditeur sont conservés sous forme d’instructions, et notre propre serveur à Sydney les dessine sur votre couverture pour l’imprimer.
• Votre échantillon d’écriture sert uniquement à apprendre votre main au stylo, et votre main n’est utilisée que pour les cartes que vous commandez. Nous ne l’utilisons jamais pour la carte de quelqu’un d’autre.

7. Avec qui nous partageons des informations

Nous ne partageons que ce dont chaque prestataire a besoin pour faire son travail :

• Amazon Web Services Australia héberge le site, stocke nos données à Sydney, diffuse le site web (CloudFront), envoie les e-mails de commande (SES), tient les comptes clients et envoie par e-mail les codes de connexion (Cognito), suggère des adresses pendant que vous les saisissez (Amazon Location Service), vérifie que les photos téléversées ne contiennent rien qui ne puisse être imprimé (Rekognition) et répond au chat d’aide (Bedrock, hébergé en Australie).
• Les services de génération d’images créent des couvertures à partir de votre phrase, et peignent votre photo lorsque vous le demandez. Ils reçoivent uniquement la phrase ou la photo, jamais votre nom, votre message, vos adresses ni votre adresse e-mail.
• Cloudflare, Inc. vérifie que les demandes de création de couvertures proviennent d’une personne plutôt que d’un script (Turnstile). Il reçoit votre adresse IP et les informations de votre navigateur.
• Australia Post achemine et livre votre carte. Il voit le nom et l’adresse du destinataire sur l’enveloppe.
• Square AU Pty Ltd traite les paiements par carte et portefeuille numérique et les remboursements, et émet les factures fiscales.
• Fastmail Pty Ltd héberge nos boîtes mail snailgram.com.au, et conserve donc les e-mails que vous nous envoyez.
• Google Australia fournit Google Analytics, qui mesure l’utilisation du site. Il ne reçoit jamais votre message, vos adresses, votre adresse e-mail ni vos données de paiement. Google Fonts fournit les polices du site, si bien que Google reçoit votre adresse IP lors du chargement des pages.

Nos prestataires doivent garder vos informations confidentielles et ne les utiliser que pour nous fournir leur service. Nous restons responsables de la façon dont ils les traitent. Si nous ajoutons ou changeons un prestataire qui reçoit des informations personnelles, nous mettrons d’abord cette section à jour.

Nous pouvons également divulguer des informations lorsque la loi l’exige, pour prévenir un préjudice grave ou une fraude, ou à un acquéreur ou successeur si notre activité est vendue ou restructurée.

8. Divulgation à l’étranger

Nous stockons vos informations en Australie. Certains prestataires peuvent y accéder ou les traiter depuis l’étranger :

• les États-Unis, pour l’assistance d’hébergement des e-mails, le traitement des paiements et l’assistance d’hébergement,
• les États-Unis et les autres pays où Google exploite des centres de données, pour l’analyse d’audience et les polices,
• Singapour, la Malaisie et les États-Unis, où les services de génération d’images créent des couvertures à partir de votre phrase et peignent les photos que vous demandez de faire peindre, et
• les États-Unis et les autres pays où Cloudflare opère, pour la vérification que vous êtes une personne.

Une photo que vous gardez telle quelle n’est pas envoyée à l’étranger.

Les services de génération d’images peuvent conserver ce qu’ils reçoivent et s’en servir pour améliorer leurs modèles.

9. Combien de temps nous les conservons

• Votre message : supprimé une fois votre carte postée.
• Le nom et l’adresse postale du destinataire : supprimés 14 jours après l’enregistrement de la livraison, ou 60 jours après l’envoi si elle n’est pas enregistrée. Nous conservons plus longtemps le quartier, l’État et le code postal, pour comprendre où vont les cartes.
• Couvertures et phrases de couverture : les couvertures que vous n’avez pas choisies sont supprimées sous quatre mois. La couverture que vous avez choisie est supprimée 30 jours après l’enregistrement de la livraison, ou 60 jours après l’envoi si elle n’est pas enregistrée, au cas où vous auriez besoin de la faire réimprimer.
• Vos photos : les photos que vous téléversez, et les couvertures créées à partir d’elles, sont supprimées sous une semaine sauf si vous commandez avec l’une d’elles. Dans ce cas, nous conservons les photos de votre carte jusqu’à 30 jours après sa livraison, ou 60 jours après l’envoi si la livraison n’est pas enregistrée, au cas où la couverture devrait être refaite. La couverture elle-même est supprimée en même temps, comme toute autre.
• Registres des couvertures créées : ce que chaque couverture nous a coûté et quand elle a été créée, sans image, phrase ni photo, environ 13 mois, pour notre comptabilité.
• Limites quotidiennes de couvertures : une forme brouillée de votre adresse IP, utilisée pour compter combien de couvertures vous avez créées, deux jours.
• Votre échantillon d’écriture : la photo est supprimée une fois que le stylo a appris votre main. La main apprise est conservée pour que vous puissiez la réutiliser, et supprimée 12 mois après votre dernière carte ou plus tôt si vous le demandez.
• Votre nom sur l’enveloppe : supprimé en même temps que le nom et l’adresse postale du destinataire.
• Cartes enregistrées mais non postées : le message, l’adresse du destinataire, votre nom, la couverture et votre photo d’écriture sont supprimés 60 jours après l’enregistrement de la carte.
• Cartes pour lesquelles vous nous demandez d’envoyer un lien par e-mail : la carte telle qu’elle était (ses couvertures, le message, l’adresse du destinataire, votre nom et toute photo d’écriture) est conservée sur nos serveurs pendant 30 jours pour que le lien fonctionne sur n’importe quel appareil, puis supprimée. Nous ne conservons qu’une forme brouillée du lien, si bien que la carte ne peut être ouverte qu’avec le lien que nous vous avons envoyé par e-mail.
• Créations que vous n’enregistrez pas : elles restent uniquement dans votre navigateur (voir section 10), jamais sur nos serveurs.
• Autres informations de commande, comme les dates et le statut : jusqu’à 18 mois.
• Votre compte : jusqu’à ce que vous le supprimiez sur la page des commandes ou que vous nous le demandiez. Les codes de connexion cessent de fonctionner après quelques minutes. La suppression du compte ne supprime pas les registres de commande plus tôt que cette liste ne l’indique.
• Votre carnet d’adresses : jusqu’à ce que vous en retiriez quelqu’un ou que vous supprimiez votre compte.
• Votre code de parrainage et vos crédits : jusqu’à ce que vous supprimiez votre compte. Sa suppression met fin à tout crédit non utilisé.
• Amis dont la première carte a rapporté un crédit : une forme brouillée de leur adresse e-mail, pour que chaque ami ne soit compté qu’une fois, pendant 18 mois.
• Votre adresse e-mail : conservée avec votre référence de commande pour que nous puissions vous aider sur vos commandes passées et savoir si une carte est votre première, pour la réduction nouveau client, jusqu’à ce que vous nous demandiez de la supprimer.
• E-mails d’assistance : aussi longtemps que nécessaire pour régler l’affaire.
• Questions et réponses du chat d’aide : non stockées sur nos serveurs ni dans nos journaux. La conversation reste dans l’onglet de votre navigateur (voir section 10).
• Journaux de serveur et de sécurité : 90 jours.
• Registres de paiement et de transaction : environ sept ans, comme l’exige la législation fiscale.

10. Ce qui est stocké dans votre navigateur

• Cookies Google Analytics (_ga et _ga_*), uniquement sur snailgram.com.au. Vous pouvez les bloquer dans les paramètres de votre navigateur ou avec le module complémentaire de désactivation de Google.
• La carte que vous créez, pour que vous puissiez reprendre là où vous vous étiez arrêté.
• Votre photo d’écriture, jusqu’à ce que vous la retiriez ou que vous commandiez.
• Les couvertures peintes que vous avez créées aujourd’hui, pour que vous puissiez les choisir de nouveau.
• Votre choix de langue.
• Un cookie de connexion (sg_account), uniquement une fois que vous vous connectez pour voir vos commandes. Il vous garde connecté jusqu’à 30 jours, ou jusqu’à ce que vous vous déconnectiez ou supprimiez votre compte. Les scripts de la page ne peuvent pas le lire, et il n’est envoyé qu’à notre service de connexion.
• Le fait que vous soyez connecté (sg_signed_in), simplement la première lettre de votre adresse e-mail, pour que le menu de chaque page puisse afficher votre compte et que l’atelier puisse proposer votre carnet d’adresses. Il disparaît lorsque vous vous déconnectez, ou la prochaine fois que la page des commandes constate que vous êtes déconnecté.
• Le code de parrainage d’un ami, issu de son lien ou tel que vous l’avez saisi, jusqu’à ce que vous payiez votre première carte ou que vous le retiriez.
• Votre conversation avec le chat d’aide, jusqu’à ce que vous fermiez l’onglet.

Hormis le cookie de connexion, ces éléments restent sur votre appareil jusqu’à ce que vous commandiez, ou que vous nous demandiez de vous envoyer par e-mail un lien vers votre carte (voir section 9). Effacer les données de ce site dans votre navigateur les supprime tous.

11. Sécurité

• Les données sont chiffrées au repos avec AES-256 et pendant le transfert avec TLS. Le site fonctionne uniquement en HTTPS.
• Seules les personnes qui en ont besoin pour fabriquer, poster ou assister votre carte peuvent la voir, et l’accès est limité à ce qui leur est nécessaire.
• Si une violation de données est susceptible de causer un préjudice grave, nous vous en informerons ainsi que l’Office of the Australian Information Commissioner, comme l’exige le régime des Notifiable Data Breaches.

Vous pouvez signaler un problème de sécurité dans le cadre de notre politique de divulgation responsable.

12. Consulter, corriger ou supprimer vos informations

Vous pouvez demander une copie des informations personnelles que nous détenons sur vous, ou nous demander de les corriger ou de les supprimer, en écrivant à support@snailgram.com.au avec « Privacy request » en objet. Il se peut que nous devions d’abord confirmer votre identité. Nous répondrons sous 30 jours, gratuitement. Si nous refusons, nous en expliquerons la raison par écrit.

Vous pouvez aussi consulter vos commandes sur la page des commandes, modifier ou vider votre carnet d’adresses, et supprimer vous-même votre compte dans les paramètres.

Une fois qu’une carte est postée, nous ne pouvons plus la modifier. Les informations que nous avons déjà supprimées ne peuvent pas être récupérées.

13. Contrôles automatisés

Nous effectuons des contrôles automatisés de routine, par exemple pour confirmer qu’une adresse est complète et que son quartier, son État et son code postal concordent, qu’une adresse e-mail est valide, qu’une photo téléversée ou une phrase de couverture ne contient rien qui ne puisse être imprimé, et que le site n’est pas détourné de son usage. Nous ne prenons pas de décisions automatisées ayant des effets juridiques ou significatifs de façon similaire sur vous. Une personne examine toute commande que nous refusons.

14. Personnes dans l’UE, l’EEE ou au Royaume-Uni

Si le RGPD ou le RGPD britannique (UK GDPR) s’applique à vous, le responsable du traitement est AWS, CYY & Co. Pty Ltd en qualité de fiduciaire de Mumu, Lulu & Co. Nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes :

• contrat : pour fabriquer et poster la carte que vous avez commandée, et pour vous montrer vos commandes,
• intérêts légitimes : pour assurer la sécurité du site, prévenir la fraude et améliorer le service, et
• obligation légale : pour tenir les registres fiscaux.

Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les rectifier, à les effacer, à en limiter le traitement ou à les transférer, ou vous opposer à l’usage que nous en faisons. Écrivez à support@snailgram.com.au avec « GDPR data request » en objet, et nous répondrons sous un mois. Nous ne pouvons pas effacer les registres que la loi nous oblige à conserver. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

15. Marketing

Nous n’envoyons pas d’e-mails publicitaires. Nous vous écrivons uniquement au sujet de votre commande ou lorsque vous nous avez contactés.

16. Enfants

Snailgram n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué ses informations, contactez-nous et nous les supprimerons.

17. Modifications de cette politique

Lorsque nous mettons cette politique à jour, nous modifions la date en haut de cette page. Si nous apportons un changement important, nous le résumerons sur le site. Vous pouvez nous demander les versions antérieures.

18. Contact et réclamations

Écrivez à support@snailgram.com.au, ou par courrier à PO Box 169, South Melbourne VIC 3205, Australie. Nous accuserons réception de votre réclamation sous un jour ouvrable et nous nous efforcerons de la résoudre sous 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Office of the Australian Information Commissioner sur oaic.gov.au, au 1300 363 992, ou par courrier à GPO Box 5288, Sydney NSW 2001.